안녕하세요, 잡(JOB)연구실입니다.
직장 생활을 하다 보면 어느 순간 엑셀이 ‘일머리’와 직결된다는 걸 느끼게 됩니다.
특히 데이터 정리나 보고서 작성 시 엑셀 함수 하나만 제대로 알아도 업무 속도가 눈에 띄게 달라지죠.
오늘은 실무에서 특히 자주 쓰이는 엑셀 함수 TOP 5를 소개해드리겠습니다.
처음 접하더라도 금방 따라 할 수 있도록 간단한 예제와 함께 설명드릴게요.
✅ 1. SUM 함수 – 기본 중의 기본
📌 기능
SUM 함수는 지정한 범위 안의 숫자들을 모두 더하는 함수입니다.
🧮 예시
- A2 셀부터 A7 셀까지의 숫자(100, 200, 150, 300, 250, 400)를 모두 더합니다.
- 결과값은 1400이 됩니다.
💡 활용 상황
- 매출 합계를 낼 때
- 인원 수를 세거나
- 비용 총합을 구할 때
- 성과 지표를 월별로 합산할 때 등,
숫자의 합계를 낼 일이 있는 모든 상황에서 기본적으로 사용됩니다.
✅ 실무 팁:
- 여러 셀을 더할 때 일일이 + 하지 말고 SUM(범위)로 작성하면 오류도 줄고, 나중에 범위 수정도 쉬워서 효율적입니다.
- 함수 안에 다중 범위도 지정 가능합니다.
예: =SUM(A2:A4, A6:A7) → 특정 셀만 더하고 싶을 때 사용 가능
✅ 2. IF 함수 – 조건이 필요할 때
📌 기능
IF 함수는 지정한 조건을 기준으로 서로 다른 결과를 출력합니다.
조건이 참(True)이면 첫 번째 값, 거짓(False)이면 두 번째 값을 반환합니다.
🧮 예시
- B2 셀의 점수가 70점 이상이면 “합격”,
그렇지 않으면 **“불합격”**이라는 값을 C2 셀에 표시합니다. - 이 수식을 C3~C7까지 복사하면 각 학생의 점수에 따라 자동 판정됩니다.
💡 활용 상황
- 시험 합격/불합격 판단
- 목표 달성 여부 확인 (예: 매출 ≥ 목표 금액)
- 출석률, 수치 조건 등 기준 이상/미만 분기 처리
- 업무 자동화 시 "조건별 분류" 기능 구현에 필수
✅ 실무 팁:
- IF 함수는 복잡한 조건 판단을 자동화하는 데 가장 많이 쓰입니다.
- 중첩 IF (IF 안에 IF) 구문을 쓰면 여러 조건을 단계적으로 판별할 수 있습니다.
예: -
=IF(B2>=90,"A",IF(B2>=80,"B",IF(B2>=70,"C","F")))
- excel
✅ 3. VLOOKUP 함수 – 다른 표에서 값을 가져올 때
📌 기능
VLOOKUP 함수는 특정 값을 기준으로 다른 표(테이블)에서 원하는 정보를 가져오는 함수입니다.
세로 방향(Vertical)으로 탐색하기 때문에 ‘V’LOOKUP이라고 부릅니다.
🧮 예시
- A2: 찾고자 하는 기준값(여기선 사번 101)
- F2:G5: 참조할 표의 범위 (사번–직급 테이블)
- 2: 두 번째 열(직급)을 가져오겠다는 의미
- FALSE: 정확히 일치하는 값만 찾기 (정확히 일치해야 함)
📌 결과적으로,
A2가 101이면 F2:G5 범위에서 사번 101에 해당하는 **직급 "대리"**를 찾아서 반환합니다.
💡 활용 상황
- 사번 → 직급, 상품코드 → 가격, 과목명 → 학점 등 코드표 기반 데이터 매칭
- 보고서 자동화, 표 병합, 대량 데이터 일치 작업 시 매우 유용
- 인사·회계·행정 등 정형 데이터가 많은 분야에서 필수로 사용됨
✅ 실무 팁:
- VLOOKUP은 **기준 열(첫 번째 열)**을 반드시 왼쪽에 두어야 합니다.
→ 반대로 찾으려면 INDEX + MATCH를 사용하거나 XLOOKUP을 고려 - 범위 끝까지 자동 채우기하면 반복적인 코드 참조도 손쉽게 처리 가능
- 정확한 매칭을 원할 땐 FALSE, 비슷한 값도 허용할 땐 TRUE
✅ 4. COUNTIF 함수 – 조건에 맞는 셀 개수 세기
📌 기능
COUNTIF 함수는 특정 조건을 만족하는 셀의 개수를 세는 함수입니다.
🧮 예시
- A2:A11 범위 안에서
- 값이 **“완료”**인 셀의 개수를 계산합니다.
- 결과: 4 (완료 상태인 행이 4개)
같은 방식으로 "진행중"은 2개, "대기"는 3개로 계산됩니다.
💡 활용 상황
- 업무 관리 시 상태별 작업 개수 파악
- 설문조사 결과에서 특정 응답 빈도 계산
- 특정 키워드 포함된 항목 개수 확인
- 성적표에서 "합격"/"불합격" 몇 명인지 세기
✅ 실무 팁:
- 조건을 문자열로 직접 입력할 수도 있고,
다른 셀을 참조할 수도 있습니다:
예: =COUNTIF(A2:A11, C2) → C2 셀의 값(예: "완료")을 기준으로 개수 계산 - COUNTIF는 조건이 1개일 때, 조건이 2개 이상이면 COUNTIFS 사용
✅ 5. TEXT 함수 – 날짜와 숫자를 원하는 형식으로 바꾸기
📌 기능
TEXT 함수는 날짜나 숫자 데이터를 지정한 형식으로 텍스트처럼 변환해주는 함수입니다.
보고서나 출력 자료에서 표현 형태를 통일하거나 보기 좋게 만들 때 자주 사용됩니다.
🧮 예시 1: 날짜 형식 변경
- A2 셀의 날짜 2025-05-01을 지정한 형식 yyyy-mm-dd로 변환
- 실제 결과는 "2025-05-01"이라는 문자열 형태의 날짜가 됩니다
- 보고서, 출력 파일 등에서 날짜 표현 통일할 때 유용합니다
📌 자주 사용하는 날짜 포맷:
- "yyyy-mm-dd" → 2025-05-03
- "mm/dd/yyyy" → 05/03/2025
- "yyyy년 mm월 dd일" → 2025년 05월 03일
🧮 예시 2: 숫자 형식 변경
- B2 셀의 숫자 1000000 → "1,000,000"처럼 천 단위 구분 기호 삽입
- B3 셀의 소수 0.85 → "85.0%"로 퍼센트 형식 변환
- B4 셀의 큰 숫자 123456789도 "123,456,789"로 가독성 있게 표시 가능
📌 자주 사용하는 숫자 포맷:
- "0.0%" → 퍼센트 표시
- "#,##0" → 천 단위 쉼표
- "₩#,##0" → 금액(₩1,000,000)
💡 활용 상황
- 날짜 및 금액 보고서 작성 시 형식 통일
- 출력 시 가독성을 높이기 위한 서식 지정
- 다양한 숫자나 날짜를 문자열 형태로 자동 변환하고 싶을 때
- 함수 안에 또 다른 함수와 결합하여 계산 + 표현을 동시에 처리할 때 유용
✅ 실무 팁:
- TEXT 함수는 계산을 하지 않으며 형식을 바꾸는 데만 특화되어 있습니다.
결과는 "문자열"이기 때문에, 다른 숫자 계산에는 다시 VALUE 함수 등으로 변환이 필요할 수 있습니다. - 특히 CSV 보고서 생성, 프린트 자료 정리 시 필수적인 함수입니다.
💡 실무 팁: 함수만 아는 것보다, ‘언제’ 써야 할지를 아는 게 더 중요합니다.
함수 공식만 외워도 좋지만, 더 중요한 건 업무 맥락 속에서 자연스럽게 꺼낼 수 있는 실전 감각입니다.
엑셀의 핵심은 “지속적으로 써보고, 복붙하면서 익히는 것”이라는 점을 꼭 기억해주세요.
👨🏫 직업상담사의 한마디
요즘은 워드나 한글보다 엑셀을 더 많이 쓴다는 이야기가 나올 정도로
엑셀은 ‘모르면 손해, 조금만 알아도 인정받는’ 툴입니다.
제가 상담 현장에서 만나는 분들 중에서도, 엑셀 기본기만 탄탄해도 사무직, 행정직, 데이터 입력 업무에서 훨씬 유리한 경우를 자주 봅니다.
“컴퓨터 활용능력 자격증이 없어도, 함수 5개만 써보면 경력처럼 보인다”는 말도 괜한 말이 아니죠.
엑셀에 대해 두려움을 갖기보다, 한 함수씩 익히는 습관부터 시작해보세요!
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